关于2013年度立卷归档的通知
作者: 来源: 发布时间:2014-03-28 点击数:3

各部门(单位)、各院(系):

根据《高等学校档案管理办法》的有关规定,结合学校档案工作实际,为切实做好2013年度文件、实物材料立卷归档工作,现就有关事项通知如下:

一、立卷归档范围

各部门(单位)、各院(系)在2013年度工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的材料均应归档,具体范围按照《潍坊医学院档案归档范围及保管期限表》执行。

二、立卷归档要求

(一)归档的文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持彼此之间的有机联系;必须反映学校教育管理、教育实践活动的全过程,保证完整、系统、准确;必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
    
(二)纸质文件、电子文件双套制归档。兼职档案员应熟练运用档案管理系统软件进行归档,做好文件著录工作,电子文件(包括文本文件、图片文件和视频音频文件)要求同步上传(涉密文件除外),以便检索、查阅。
    
(三)文件材料归档责任到人。各部门(单位)、各院(系)兼职档案员负责档案材料的收集、组卷、立卷工作;分管负责人负责督促本部门(单位)、本院(系)兼职档案员认真做好归档工作,并对归档的文件材料进行严格审核并签字。

(四)归档文件应为原件,合同必须为原件或正本。照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片。(省级以上)奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的说明。    

(五)声像资料。要将照片、光盘等声像资料收集齐全,与相应的纸质文件材料一起归档,互注参见号,以便查找。归档的声像资料,若无相应的纸质材料,要附文字说明。

(六)档案材料的案卷目录和卷内文件目录一律用A4纸打印,字体、字号必须统一;超规格纸张要进行相应处理;归档的文件材料应完整齐全,平整清洁,不应有破损和污染。

(七)要注意案卷卷皮中卷内备考表的填写。本卷情况说明填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况,案卷立好以后发生或发现的问题,由档案管理人员填写并签名、标注时间;立卷人指责任立卷者;检查人指本部门(单位)、本院(系)分管领导;立卷时间指完成立卷的日期。若无情况说明,也须将立卷人、检查人的姓名和时间写上,以示负责。

 三、归档步骤及时间安排        

根据档案立卷流程,现在开始至422日完成部门档案材料的初步分类、整理,交部门负责人审核。54-16日将材料送档案馆审核,并编档号,领取卷皮。530日前完成编写页号,制作卷内目录,拟写案卷标题,填写卷内备考表,材料录入等工作,打印档案移交(接收)登记表(由档案管理系统网下载),将纸质和电子文档同时向学校档案馆移交。

四、学校档案是学校教育、教学、行政管理工作的真实记录,希望各部门(单位)、各院(系)加强对档案工作的重视,按时、规范地完成2013年度档案的立卷归档工作。    
   
联系电话:20882093

 

 

                  学校办公室档案馆

                                                 2014320


http://www.wfmc.edu.cn/e/action/ShowInfo.php?classid=4&id=2661