各部门（单位）、各院（系）：
根据《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合学校档案工作实际，为切实做好2013年度文件、实物材料立卷归档工作，现就有关事项通知如下：
一、立卷归档范围
各部门（单位）、各院（系）在2013年度工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的材料均应归档，具体范围按照《潍坊医学院档案归档范围及保管期限表》执行。
二、立卷归档要求
（一）归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系；必须反映学校教育管理、教育实践活动的全过程，保证完整、系统、准确；必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（二）纸质文件、电子文件双套制归档。兼职档案员应熟练运用档案管理系统软件进行归档，做好文件著录工作，电子文件（包括文本文件、图片文件和视频音频文件）要求同步上传（涉密文件除外），以便检索、查阅。
（三）文件材料归档责任到人。各部门（单位）、各院（系）兼职档案员负责档案材料的收集、组卷、立卷工作；分管负责人负责督促本部门（单位）、本院（系）兼职档案员认真做好归档工作，并对归档的文件材料进行严格审核并签字。
（四）归档文件应为原件，合同必须为原件或正本。照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片。（省级以上）奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的说明。
（五）声像资料。要将照片、光盘等声像资料收集齐全，与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号，以便查找。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，要附文字说明。
（六）档案材料的案卷目录和卷内文件目录一律用A4纸打印，字体、字号必须统一；超规格纸张要进行相应处理；归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染。
（七）要注意案卷卷皮中“卷内备考表”的填写。“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况，案卷立好以后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”指责任立卷者；“检查人”指本部门（单位）、本院（系）分管领导；“立卷时间”指完成立卷的日期。若无情况说明，也须将立卷人、检查人的姓名和时间写上，以示负责。
三、归档步骤及时间安排
根据档案立卷流程，现在开始至4月22日完成部门档案材料的初步分类、整理,交部门负责人审核。5月4日-16日将材料送档案馆审核，并编档号，领取卷皮。5月30日前完成编写页号，制作卷内目录，拟写案卷标题，填写卷内备考表，材料录入等工作，打印档案移交（接收）登记表（由档案管理系统网下载），将纸质和电子文档同时向学校档案馆移交。
四、学校档案是学校教育、教学、行政管理工作的真实记录，希望各部门（单位）、各院（系）加强对档案工作的重视，按时、规范地完成2013年度档案的立卷归档工作。
联系电话：2088，2093。
学校办公室档案馆
2014年3月20日
